社内の共有Excelファイルが使用中である場合にとるべき行動【完全版】

１．ユーザに連絡する

とりあえず、メッセージからユーザ名を判別できるような場合はその部署に電話して「すぐに使用したいので一旦閉じてください」などとお願いする、というのが一番最初にとるべき手順でしょう。原始的ですが。

２．サーバを操作して閉じる

ただ、電話しても「え？今はファイル開いてないけど…」という返事がくることもあると思います。これはクライアント側でファイルを閉じた際に、ファイルサーバ側ではプロセスを正常終了しきれずにプロセスが残っているという状態が考えられます。

このようなときは、ファイルサーバを操作して「コンピュータの管理」→「共有」→「開いているファイル」→「開いているファイルを閉じる」とすることで残ったプロセスをきちんと終了させることができます。

３．リモートデスクトップでサーバを操作して閉じる

「でもサーバー室まで行くの面倒だし…」という場合は、もちろん下記コマンドによりリモートデスクトップでサーバにアクセスして、上記の手順を踏むということも可能です。私も最初の頃はよくしていました。

mstsc

では、リモート操作するにしろサーバ室まで足を運ぶにしろ、わざわざサーバーをGUIで操作しないとできないことなでしょうか？

４．クライアントのコマンドプロンプトから操作する

実はクライアントのコマンドプロンプトからだけでもサーバ側の「開いているファイルを閉じる」という操作は可能です。

openfilesというコマンドを使っていきます。

openfiles /query /s sampleserver001

/s の後ろにあるのはファイルサーバの名前です。ここでは「sampleserver001」としていますが、適宜書き換えてください。

これでファイルサーバ上で現在開かれている共有ファイルの一覧が表示されます。

表示された共有ファイル一覧から閉じたいファイルのID（ここでは123456だったとします）を確認したら、今度は下記コマンドで強制的に閉じることができます。

openfiles /disconnect /s sampleserver001 /id 123456

/id の後ろにあるのは上記で調べたファイルのIDです。成功したら以下のようなメッセージが表示されます。

成功：開いているファイル　"d:\sample\samplefile.xlsx"への接続は切断されました。

これでわざわざサーバーをGUIで操作しなくても、サーバ上で開かれているファイルを閉じることはできますね。

ただこれも、本当は使用者は閉じたつもりなのにサーバ側で正常終了しきれてなくてプロセスだけが残っているものか、それとも本当に使用中なのかまではわかりません。なのでこの終了方法も、電話確認などの行為が前提での話になるのかなとは思います。

少なくとも他部署から「この共有ファイルが今誰も開いているはずはないんだけど”使用中”になっちゃうから、サーバ側で閉じてもらっていい？」みたいな依頼が来たような場合は、このコマンドが役に立つことになるでしょう。

５．使用中しているユーザが全て同一の場合、どこで使用中かを知る方法

では少し話は変わりますが、各クライアントのWindowsログオンユーザーが例えば全員同じユーザだったら？

前述したとおり、私の職場の環境は実はこのような環境にあります。そのため使用中のファイルを開くと「使用者は○○です」とメッセージは一応でるものの、全員が同じユーザなのでどこの誰が開いているかわからず、２や３や４の方法で強制終了していいものかどうかも判断がしにくいわけです。（プロセスが残っているだけなのか本当にどこかの誰かが開いているのか、どちらかわからない…）

そこで、下記のようなVBA（とVBSの合わせ技）を書くことで、とりあえずはどこの誰が使用中（もしくは最後に使用してプロセスが残っているだけ）という状態を把握できるようにしました。

Private Sub Workbook_Open() 
  Dim objNetWork 
  If ActiveWorkbook.ReadOnly = False Then '読み取り専用ではない場合     
    '端末名取得 
    Set objNetWork = CreateObject("WScript.Network") 
    ThisWorkbook.Sheets("使用端末").Cells(1, 1) = objNetWork.ComputerName 
    Set objNetWork = Nothing 
    '上書き保存  
    Application.DisplayAlerts = False  
    ActiveWorkbook.Save  
  Else '読み取り専用の場合 
    tname = ThisWorkbook.Sheets("使用端末").Cells(1, 1) 
    MsgBox "端末名：" & tname & "が使用中" 
  End If 
End Sub

詳しい説明は不要でしょう。ブックオープンのイベントで操作側の端末名を毎回保持させ、使用中である場合は「端末名：○○が使用中」と表示させる、といったコードになっています。

これなら一応端末の設置部署へ連絡して、ファイルを本当に使用中かそうでないかを確認できます。（使用中でなかったら２や３や４の方法で終了させることができます。）

他にも、「一定時間操作がなかったら自動的に閉じるVBA」とかでも短期間試験運用してみたりもしましたが、あまりユーザ側からいい評価が得られませんでした。

ということで、今のところこれが一番よい落としどころではないかと思ってます。